NERAASA GUIDELINES1
PURPOSE
The purpose of the Northeast Regional Alcoholics Anonymous Service Assembly (NERAASA) is for GSRs, DCMs, Area Committee members and Intergroup and Central Office Representatives of the Northeast Region to discuss General Service Conference related issues and concerns
affecting AA as a whole, as well as pertinent aspects of recovery, unity and service common to the Areas of the Northeast Region.
TRUSTEES/DELEGATES
The Regional Trustee and the current Delegates, as the duly elected representative of each Area, shall have responsibility for the overall implementation of NERAASA. An Assembly site 2007 and 2008 be selected at the 2005 General Service Conference; 2009 and beyond be bid 3 years in advance. (NOTE 1)
1. The Delegate who submitted the bid will be responsible for putting on the Assembly. The Delegate may serve as Chairperson or appoint someone else.
2. It should be the policy of NERAASA to encourage attendance.
a. The site selection within the Area should give consideration to providing economical food and lodging. Meal packages are not encouraged.
b. Registration cost should be kept as low as possible, consistent with recovery expenses.
3. All current Delegates of the Northeast are urged to attend.
4. Expenses of the Northeast Regional Trustee NERT will be paid by NERAASA.
5. A report from the Northeast Regional Trustee NERT will be included in a panel.
6. The Host Area Committee must operate NERAASA in accordance with these guidelines. If a problem arises which the Host Area Chair and the Northeast Regional Trustee agree is not covered by the guidelines, the matter will be submitted to the current Regional Delegates for a decision needing substantial unanimity. Positive decisions would then be added to the guidelines and then reported back to the Areas of the Northeast Region. (NOTE 8)
GENERAL
The dates for NERAASA should be firmly established as the last full weekend in February. 1. Business meeting will be held during each Assembly and listed in the program.
a. The business meeting shall be 1 ½ hours in length
b. Minutes from the preceeding meeting will be read
c. The Financial report from the preceding meeting will be read.
d. Areas wishing to host NERAASA will announce their intention to submit a bid. (The actual site selection will be made by the active Delegates of the Northeast Region at the next General Service Conference, during the Northeast Regional Luncheon. (NOTE 5)
e. Items for new business must be submitted in writing at least two weeks prior to NERAASA, urgent or important items that need to be considered in the business meeting, not previously submitted, may be submitted by noon of the day of the business meeting; Approval will require a two-thirds (2/3) majority vote of those AA members present. Approved motions shall not be retroactive.
f. Motions concerning the operations of NERAASA will be accepted until noon of the business meeting.
2. REGISTRATION PACKET: The following items shall be included with the materials given to each registrant:
a. A copy of NERAASA guidelines
b. A copy of the agenda topics for the upcoming General Service Conference. ( NOTE 2)
3. As a Third Legacy gathering living the 7th Tradition, expenses are covered by monies for registrations.
4. REGISTRATION FORM:
A. Produce and mail registration forms at least twice, once early and again about six weeks prior to Assembly date, utilizing the confidential mailing list provided by the preceding Chairperson.
b. In addition, each current Northeast Regional Delegate will be given a minimum of 500 forms for distribution.
5. AGENDA:
a. A program Committee appointed by the NERAASA Chairperson and utilizing the definition of “Purpose” as a guideline will
review topics submitted by the Areas through their current Delegates and issues of concern to AA as a whole, in addition to specific items to
be addressed by the upcoming General Service Conference.
b. A tentative agenda will be outlined and forwarded to Assemblies through their Delegates in November.
c. Ideally, the (almost) Final Agenda will be set by mid-January, leaving flexibility for any last minute unusual circumstances.
6. PANELS:
a. The anonymity statement will be read before panels.
b. In general, each panel will consist of: a moderator, a “timer”, a brief reading from a concept or appropriate AA literature, 4-6
topics, pre-assigned to reflect NERAASA’s purpose, and open floor discussion on these topics.
(NERAASA Guidelines continued)
c. Topic presenters will be randomly selected from pre-registered members from all 18 Areas.
d. Emphasis for presenters should first be placed on GSR’s and DCM’s as well as other service people who have not previously
participated in this capacity.
e. A specific time will be given to each topic; Presenters are encouraged to utilize written reports and notes.
f. All sharing from the floor will be firmly limited to (2) minutes.
7 TAPING:
a. NERAASA will be taped in its entirety, with the exception of the Roundtables.
b. Only NERAASA tapes may be displayed and sold; not trinkets and tapes from other meetings.
8 EXPENSES: of the principle speaker will be paid by NERAASA
9. At the conclusion of the Assembly, after all expenses have been satisfied, seed money of not more than $4,500 shall be forwarded to the Area Delegate or Chairpersons of the next three Assemblys within 90 days. All monies in excess of the seed money shall be accumulated in a prudent reserve equal to the total value of the seed money ($4,500) and held in an interest bearing account in NERAASA’s name. Signatories will be the Northeast Regional Trustee and the current NERAASA Chair. Any surplus income will be retained by NERAASA until the prudent reserve is fully established. Interest accrual will allow the fund to grow in anticipation of increased expenses. Once the prudent reserve is established, all surpluses will be donated to the General Service Office. (NOTE 7)
10. Provide seed money to the NERAASA committees for the events that are dated three years in advance of the current NERAASA. This will enable said committees to place a deposit with the facility and cover other early expenses where the event is to be held in the future. The
formula: current NERAASA + 1 YEAR receive $2,500; current NERAASA + 2 YEARS receive $1,000; and current NERAASA + 3 YEARS receive $1,000. (NOTE 3) & (NOTE 6)
11. Once an Area has hosted NERAASA, a period of six (6) years shall pass before that Area may submit another bid: however, Areas who
have not yet hosted NERAASA shall always take precedence. (NOTE 4)
CHAIRPERSON
The NERAASA chairperson should have a general overall knowledge of AA and experience with conventions conferences, or assemblies will
be very helpful. He or she should be willing to devote considerable time and effort for a period of about 13 months. Some of the Chairperson’s responsibilities are as follows:
1. Make commitments and agreements only for the specific Assembly he or she chairs.
2. Select a NERAASA Committee including a Secretary, Treasurer, Program Coordinator, and others as needed.
3. Arrange for the meeting place
4. Determine how housing and transportation will be handled.
5. Notify BOX 459 & THE GRAPEVINE approximately 4 months in advance (OCTOBER)
6. Literature: Good judgment used so that Conference-approved literature, AA grapevine materials, GSO guidelines; service pieces, local and regional service material, newsletters and related service announcements be displayed and / or sold.
7. Submit a financial report to the Area Delegates and Regional Trustee within 90 days from the close of the Assembly
8. Turn over to the current Delegate of the next hosting Area a copy of the financial report, funds as specified above (General, paragraph 9), a mailing list and a copy of the Business meeting minutes.
9. Maintain a file of all correspondence, reports, printed matter and other material pertaining to the Assembly.
10. Direct the Treasurer to send funds specified above to GSO as a donation from NERAASA.
11. Implement the updating of the NERAASA history book as follows.
a. Compile a history report from the time of the bid until the applicable data are passed to the next hosting Area.
b. Use the same format as the previous Assembly history.
c. Page numbering will continue from the previous Assembly history
d. Forward one copy of the historical report to each Area Archives in the Northeast Region or to the Area Committee if there is no
Area Archives. This report should be added to their appropriate section of the book maintained by the Area.
e. Additional memory-lane items and copies of the revised guidelines will be added to the sections of the Area history book.
f. All memorabilia will be passed to the Archives of the hosting Area to be stored and maintained by those Archives as part of the
Area history.
NOTE 1- Amended 2009 NOTE 2- Amended 2003 NOTE 3- Amended 2002
NOTE 4- Amended 2002
NOTE 5- Amended 2008 old wording “Bids from Area wishing to host NERAASA should be submitted. (The actual site selection will be made by the Delegates as designated above)
NOTE 6- Amended 2008 old wording”That a process be developed to provide seed money to the NERAASA committee for the event that is dated two years in advance of the current NERAASA. This will enable said committee to place a deposit with the facility where the event is to be held two years ahead.”
NOTE 7- Amended 2008 old wording “ At the conclusion of the Assembly after all expenses have been satisfied a reserve of not more than $3,500 shall be forwarded to the Area Delegate or Chairperson of the next Assembly within 90 days. All monies in excess of $3,500 shall be donated to the General Service Office”.
NOTE 8- Added to the Guidelines 2009 .
REGLAMENTOS DE NERAASA8
PROPÓSITO
El propósito de la Asamblea Regional Noreste de Servicio de Alcohólicos Anónimos
(NERAASA) es que los RSGs, MCDs, Miembros de Comité de Área y Representantes de
Intergrupos y Oficinas Centrales de la región noreste discutan asuntos relacionados con la
Conferencia de Servicios Generales que afectan a A.A. como un todo, así como también aspectos en común a las áreas de la región noreste pertinentes a la recuperación, unidad y servicio.
CUSTODIOS/DELEGADOS
El Custodio Regional y los Delegados actuales, como representante debidamente
elegido por cada Área, serán responsables de la implementación general de NERAASA.
La sede de la Asamblea para 2007 y 2008 debe ser seleccionada en la Conferencia de
Servicios Generales de 2005; la sede de la Asamblea de 2009 y de años subsiguientes será designada con tres años de anticipación.1
1. El Delegado que sometió la oferta seleccionada será responsable de que se lleve a
cabo la Asamblea. El Delegado puede servir como Coordinador, o nombrar a otro
miembro.
2. Fomentar asistencia debe ser el objetivo de NERAASA.
a. Al seleccionar la sede en el área se debe considerar el acceso a comida y hospedaje a precio moderado. No debe apoyarse la venta de comidas por paquete.
b. El precio de inscripción debe mantenerse lo más bajo posible según sea la
necesidad para recuperar los gastos del comité.
3. Se les urge asistir a todos los Delegados actuales de la Región Noreste.
4. NERAASA pagará los gastos del Custodio Regional del Noreste.
5. Deberá haber un panel que incluya un reporte del Custodio Regional del Noreste.
6. Se le obliga al Comité de la Región Anfitriona manejar a NERAASA conforme con estos reglamentos. Cualquier cuestión que surja que no se incluya en estos reglamentos según el juicio de tanto el Coordinador de la Región Anfitriona como el Custodio Regional se someterá a los Delegados Regionales actuales para una decisión con un apoyo casi unánime. Se integrará cualquier decisión positiva en los reglamentos y se comunicará tal decisión a las Áreas de la Región Noreste. (NOTA 8)
PUNTOS GENERALES
La fecha de NERAASA debe ser firmemente establecida como el último fin de semana en el que caigan siempre los tres días dentro del mes de febrero.
1. Se llevará a cabo una reunión de negocios en cada Asamblea y se identificará en
el programa.
a. La reunión de negocios durará una hora y media.
b. Se leerá el acta de la reunión anterior.
c. Se leerá el reporte financiero de la reunión anterior.
d. Las Áreas que deseen ser anfitriones de NERAASA anunciarán su intento de someter una oferta. (En sí, la selección de la sede será hecha por los Delegados actuales de la Región Noreste durante el Almuerzo Regional Noreste de la siguiente Conferencia de Servicios Generales.) (NOTA 5)
e. Asuntos a tratar deben someterse por escrito por lo menos dos semanas antes de NERAASA. Asuntos urgentes o importantes, no antes sometidos, que necesiten considerarse en le reunión de negocios se pueden someter a más tardar al mediodía del día de la reunión de negocios. Su aprobación requiere un voto mínimo de dos tercios (2/3) de la mayoría de los miembros de A.A. presentes. Las mociones aprobadas no pueden ser retroactivas.
f. Las mociones concernientes a la forma de operar de NERAASA se aceptarán a más tardar hasta el mediodía del día de la reunión de negocios.
2. PAQUETE DE INSCRIPCIÓN:
Los siguientes documentos se incluirán con los materiales entregados a cada participante:
a. Una copia de los Reglamentos de NERAASA.
b. Una copia de los tópicos de agenda de la próxima Conferencia de Servicios Generales. (NOTA 2)
3.Como reunión del Tercer Legado siguiendo la Séptima Tradición, los gastos se cubrirán con las entradas generadas por las inscripciones.
4. FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN:
a. Producir y enviar formularios de inscripción por lo menos dos veces, una vez
con bastante anticipación y la segundavez aproximadamente seis
semanas antes de la fecha de la Asamblea, utilizando listas de correo
confidenciales proveídas por el previo Coordinador.
b. Adicionalmente, a cada Delegado de Área de la Región Noreste actual se
le dará un mínimo de 500 formularios para que los distribuya.
5.AGENDA:
a. El coordinador nombrará un comité de programación el cuál utilizará la
definición de ¨propósito¨ como guía; revisará los tópicos sometidos por las
Áreas a través de sus Delegados actuales y asuntos de interés a A.A. como un
todo, en adición a los tópicos que la Conferencia de Servicios Generales tratará.
b. Se escribirá una agenda tentativa y será enviada a las Asambleas a través
de sus Delegados en noviembre.
c. Idealmente, la Agenda definitiva final se fijará a mediados de enero dejando
flexibilidad para cualquier circunstancia fuera de norma que surja a última hora.
6. PANELES:
a. Se leerá la declaración de anonimato antes de cada panel.
b. En general, cada panel consistirá de: un moderador, un marcador de tiempo,
lectura breve de un Concepto o literatura apropiada de A.A., de 4 a 6
tópicos preasignados para reflejar el propósito de NERAASA; y discusión
abierta sobre estos tópicos.
c. Se seleccionarán a los presentadores de tópicos al azar entre los miembros inscritos con anticipación de todas las 18 Áreas.
d. El énfasis para los presentadores debe dirigirse primero a los RSGs y MCDs tanto como a los trabajadores de servicio que no han servido en tal capacidad anteriormente.
e. Se asignará una hora precisa para cada tópico. Se le recomienda al presentador el uso de informes escritos y apuntes.
f. Cada comentario del público se limitará a 2 minutos.
7. GRABACIÓN
a. Se grabará NERAASA en su totalidad con excepción de los Foros.
b. Solamente se permite la muestra y venta de grabaciones de NERAASA excluyendo la muestra o venta de artículos o grabaciones de conferencias anteriores.
8. LOS GASTOS del conferenciante principal los pagará NERAASA.
9. A la clausura de la Asamblea después de haber sido pagados los gastos en su totalidad, unos fondos iniciales que no excedan $4.500 se le entregarán al Delegado del Área o a los Coordinadores de las siguientes tres Asambleas en menos de 90 días. Todo dinero en exceso de los fondos iniciales se acumulará en una reserva prudente equivalente al valor total de los fondos iniciales ($4.500) y será depositado en una cuenta bancaria con tasa de interés en nombre de NERAASA. Los encargados son el Custodio Regional Noreste y el Coordinador actual de NERAASA. NERAASA retendrá rendimientos adicionales hasta que se establezca una reserva prudente. La tasa de interés permitirá un incremento de los fondos en anticipación a los gastos futuros. Ya establecida la reserva prudente, se donará el excedente a la Oficina de Servicios Generales. (NOTA 7)
10. Aportar los fondos iniciales a los comités de NERAASA para los eventos fechados tres años antes del NERAASA actual. Así se posibilita que el comité pague un depósito a la sede del evento futuro y cubra los gastos iniciales asociados. La ecuación: NERAASA actual + 1 año recibe $2.500; NERAASA actual + 2 años recibe $1.000; y NERAASA actual + 3 años recibe $1.000. (NOTA 3) & (NOTA 6)
11. Un Área que ha sido la sede de NERAASA no puede someter otra oferta durante los siguientes 6 años. Las Áreas que nunca han sido anfitrionas de NERAASA siempre tendrán prioridad. (NOTA 4)
COORDINADOR
El coordinador de NERAASA debe poseer un conocimiento general de A.A. y será ventajoso tener experiencia con congresos, conferencias o asambleas. Debe contar con el tiempo y energía suficiente para el servicio de un período de aproximadamente 13 meses. Algunas de las responsabilidades del coordinador son:
NOTA 1-Enmendado en 2005
NOTA 2-Enmendado en 2003
NOTA 3-Enmendado en 2002
NOTA 4-Enmendado en 2002
NOTA 5-Enmendado en 2008 lenguaje previo “Se someterán ofertas de las áreas que deseen ser anfitriones de NERAASA. (En sí, la selección de sitio será hecha por los Delegados)”
NOTA 6-Enmendado en 2005 lenguaje previo “Que se establezca un proceso para proveer los fondos iniciales al comité NERAASA para el evento planificado para dos años antes del NERAASA actual. Tal acto le posibilita al comité a hacer un depósito a la sede donde se llevará a cabo el evento en dos años.”
NOTA 7- Enmendado en 2008 lenguaje previo “Al fin de la Asamblea después de pagar todos los gastos una reserva de un máximo de $3.500 se entregará al Delegado del Área o al Coordinador de la siguiente Asamblea en menos de 90 días. Los fondos en exceso de $3.500 se donarán a la Oficina de Servicios Generales.”
NOTA 8- Añadido a los reglamentos en 2009
