Guidelines

PURPOSE

The purpose of the Northeast Regional Alcoholics Anonymous Service Assembly (NERAASA) is for GSRs, DCMs, Area Committee members and Intergroup and Central Office Representatives of the Northeast Region to discuss General Service Conference related issues and concerns affecting AA as a whole, as well as pertinent aspects of recovery, unity and service common to the Areas of the Northeast Region.

TRUSTEES/DELEGATES

The Regional Trustee and the current Delegates, as the duly elected representatives of each Area, shall have responsibility for the overall implementation of NERAASA. An Assembly site 2007 and 2008 be selected at the 2005 General Service Conference; 2009 and beyond be bid 3 years in advance (Note 1)

The Delegate who submitted the bid will be responsible for putting on the Assembly. The Delegate may serve as Chairperson or appoint someone else.
It should be the policy of NERAASA to encourage attendance.
1. The site selection within the Area should give consideration to providing economical food and lodging. Meal packages are not encouraged.
2. Registration should be kept as low as possible consonant with recovery expenses.
Current Delegates of the Northeast Region are urged to attend.
Expenses of the Northeast Regional Trustee will be paid by NERAASA.
A report from the Northeast Regional Trustee will be included in a panel.

GENERAL
The dates for NERAASA should be firmly established as the last weekend in February.

   1. A business meeting will be held during each Assembly and listed in the program.
         1. The business meeting shall be one and one-half (1 ½) hours in length.
         2. Minutes of the preceding meeting will be read.
         3. Financial report from the preceding meeting will be read.
         4. Area’s wishing to host NERAASA will announce their intention to submit a bid. (The actual site selection will be made by the Delegates of the Northeast Region at the next scheduled General Service Conference). 5
         5. Items for new business must be submitted in writing at least two weeks prior to NERAASA. Urgent or important items that need to be considered in the business meeting, not previously submitted, may be submitted by noon of the day of the business meeting. Approval will require a two-thirds majority vote of those A.A. members present. Approved motions shall not be retroactive.
         6. Motions concerning the operation of NERAASA will be accepted until noon of the day of the business meeting.
   2. REGISTRATION PACKET:
      The following items shall be included with the materials given to each registrant:
         1. A copy of the NERAASA guidelines.
         2. A copy of the agenda topics for the upcoming General Service Conference.2
   3. As a Third Legacy gathering living the 7th Tradition, expenses are covered by monies from registrations.
   4. REGISTRATION FORM:
         1. Produce and mail registration forms at least twice, once early and again about six (6) weeks prior to the Assembly date, utilizing the confidential mailing list provided by the preceding Chairperson.
         2. In addition, each current Northeast Regional Delegate will be given a minimum of 500 forms for distribution.
   5. AGENDA:
         1. A Program Committee appointed by the NERAASA Chairperson and utilizing the definition of "purpose" as a guideline, will review topics submitted by Areas through their current Delegates and issues of concern to A.A. as a whole, in addition to specific items to be addressed by the upcoming General Service Conference.
         2. A tentative agenda will be outlined and forwarded to Assemblies through their Delegates in November.
         3. Ideally, the (almost) Final Agenda will be set by mid-January, leaving flexibility for any last minute unusual circumstances.
   6. PANELS:
         1. The anonymity statement will be read before panels.
         2. In general, each panel will consist of: a moderator, a "timer", a brief reading from a Concept or appropriate A.A. literature, 4-6 topics, pre-assigned to reflect NERAASA's purpose, and open floor discussion on these topics.
         3. Topic presenters will be randomly selected from pre-registered members from all 18 Areas.
         4. Emphasis for presenters should first be placed on GSRs and DCMs as well as other service people who have not previously participated in this capacity.
         5. A specific time will be given to each topic. Presenters are encouraged to utilize written reports and notes.
         6. All sharing from the floor will be firmly limited to two (2) minutes.
   7. TAPING:
         1. NERAASA will be taped in its entirety, with the exception of the Roundtables.
         2. Only NERAASA tapes may be displayed and sold; not trinkets and tapes from other meetings.
   8. Expenses of the principle speaker will be paid by NERAASA.
   9. At the conclusion of the Assembly after all expenses have been satisfied, seed money of not more than $4,500 shall be forwarded to the Areas’ Delegates or Chairpersons of the next three Assemblies within 90 days. All monies in excess of the seed money shall be accumulated in a prudent reserve equal to the total value of the seed money ($4500) and held in an interest bearing account in NERAASA’s name. Signatories will be the Northeast Regional Trustee and the current NERAASA Chair. Any surplus income will be retained by NERAASA until the prudent reserve is fully established. Interest accrual will allow the fund to grow in anticipation of increased expenses. Once the prudent reserve is established, all surpluses will be donated to the General Service Office. 7
10. Provide seed money to the NERAASA Committee for the events that are dated three years in advance of the current NERAASA. This will enable said committee to place a deposit with the facility and cover other early expenses where the event is to be held in the future. The formula is: current NERAASA + 1 YEAR receive $2500, current NERAASA +2 YEARS receive $1000, and current NERAASA +3 YEARS receive $1000. 3+6
11. Once an Area has hosted NERAASA, a period of six years shall pass before that Area may submit another bid, however, Areas who have not yet hosted NERAASA shall always take precedence.4

CHAIRPERSON
The Assembly Chairperson should have a general overall knowledge of A.A. and experience with conventions conferences, or assemblies will be very helpful. He or she should be willing to devote considerable time and effort for a period of about 13 months. Some of the Chairperson's responsibilities follow:

   1. Make commitments and agreements only for the specific Assembly he or she chairs.
   2. Select an Assembly Committee including a Secretary, Treasurer, Program Coordinator, and others as needed.
   3. Arrange for the meeting place.
   4. Determine how housing and transportation will be handled.
   5. Notify Box 459 and The A.A. Grapevine approximately 4 months in advance (October).
   6. Literature: Good judgment be used so that only Conference-approved literature, A.A. Grapevine materials, GSO Guidelines and service pieces, local and regional service material and newsletters and announcement fliers related to A.A. be displayed and/or sold.
   7. Submit a financial report to the Area Delegates and Regional Trustee within 90 days from the close of the Assembly.
   8. Turn over to the current Delegate of the next hosting Area a copy of the financial report, funds as specified above (General, paragraph 9), a mailing list and a copy of the business meeting minutes.
   9. Maintain a file of all correspondence, reports, printed matter and other material pertaining to the Assembly.
10. Direct the Treasurer to send funds specified above to GSO as a donation from NERAASA.
11. Implement the updating of the NERAASA Assembly history book as follows:
         1. Compile a comprehensive historical report from the time of the bid until the applicable data are passed to the next hosting Area.
         2. Use the same format as the previous Assembly history.
         3. Page numbering will continue from the previous Assembly history.
         4. Forward one copy of the historical report to each Area Archives in the Northeast Region or to the Area Committee if there is no Area Archives. This report should be added to their appropriate section of the book maintained by the Area.
         5. Additional memory-lane items and copies of the revised guidelines will be added to their sections of the Area history book.
         6. All memorabilia will be passed to the Archives of the hosting Area to be stored and maintained by that Archives as part of the Area history.

_______________________________________
1Amended in 2005
2Amended in 2003
3Amended in 2002
4Amended in 2002
5Amended in 2008; old wording “Bids from Areas wishing to host NERAASA should be submitted. (The actual site selection will be made by the Delegates as designated above.)”
6Amended in 2008; old wording “That a process be developed to provide seed money to the NERAASA Committee for the event that is dated two years in advance of the current NERAASA. This will enable said committee to place a deposit with the facility where the event is to be held two years ahead.”
7Amended in 2008; old wording “At the conclusion of the Assembly after all expenses have been satisfied a reserve of not more than $3,500 shall be forwarded to the Area Delegate or Chairperson of the next Assembly within 90 days. All monies in excess of $3,500 shall be donated to the General Service Office.”

GUÍAS DEL N.E.R.A.A.S.A.

PROPÓSITO
El propósito de la Asamblea Regional Noreste de Servicio de Alcohólicos Anónimos (NERAASA) es que los RSG, MCD, miembros de los comités de área y representantes de los Intergrupos y Oficinas Centrales de la región noreste discutan asuntos relacionados con la Conferencia de Servicios Generales y las cuestiones y preocupaciones relacionadas que afecten a A.A. en su totalidad; y también otros aspectos pertinentes a la recuperación, la unidad y el servicio comunes a las áreas de la región noreste.

CUSTODIOS/DELEGADOS
El custodio regional y los delegados actuales, siendo los representantes elegidos por cada área, deberán tener la responsabilidad general para la realización del NERAASA. Dos lugares, para las asambleas del 2007 y 2008, deben ser seleccionados durante la Conferencia de Servicios Generales del 2005; desde el 2009 en adelante se harán ofertas con tres años de anticipación. (NOTA 1)

1. El delegado que sometió la oferta será el responsable de que se lleve a cabo la asamblea. El delegado puede servir como coordinador, o nombrar a otro miembro

2. Será la política del NERAASA fomentar la asistencia.

En seleccionando el local se debe considerar una comida y un alojamiento económicos. No se debe de apoyar la venta de comidas por paquete.
El precio de la inscripción debe mantenerse lo más bajo posible, consistente con la recuperación de los gastos.

3. Se les urge a todos los delegados actuales de la región noreste de asistir.

4. El NERAASA pagará los gastos del custodio regional del noreste (NERT).

5. Un informe del custodio regional del noreste (NERT) será incluído en un panel.

6. El comité anfitrión del área deberá manejar el NERAASA según estas guías. Si surge algún problema que según el coordinador del comité del área anfitrión y el custodio regional del noreste no esté cubierto en la guías, el asunto será enviado a los delegados actuales de la región para una decisión que necesitará una unanimidad substancial. Decisiones positivas entonces serán añadidas a las guías y después comunicadas a las áreas de la región noreste. (NOTA 8)

EN GENERAL
La fechas del NERAASA deben ser firmemente establecidas como siendo el último fin de semana de Febrero.

1. Se llevará a cabo una reunión de negocios en cada asamblea y ésta tiene que figurar en el programa.

La reunión de negocios durará una hora y media (1½ hrs).
Se leerá el acta de la reunión anterior.
Se leerá el informe financiero de la reunión anterior.
Las áreas que deseen ser anfitrión del NERAASA anunciaran sus intenciones de someter una oferta. (La selección del sitio será hecha por los delegados actuales de la región noreste en la próxima Conferencia de Servicios Generales, durante el almuerzo de la región noreste. (NOTA 5)
Los asuntos a tratar deberán de ser presentados por escrito por lo menos con dos semanas de anticipación del NERAASA; asuntos urgentes ó importantes que deben ser consideraros en la reunión de negocios, y que no fueran presentados anteriormente, pueden ser presentados al más tarde hasta el mediodía del día de la reunión de negocios. Su aprobación requiere un voto mínimo de dos tercios de la mayoría de los miembros de A.A. presentes. Las mociones aprobadas no pueden ser retroactivas.
Las mociones que tratan con la forma de manejar el NERAASA se aceptarán al más tarde hasta el mediodía del día de la reunión de negocios.

2. PAQUETE DE INSCRIPCIÓN:
Los siguientes artículos se incluirán con los materiales dados a cada participante:

Una copia de las guías del NERAASA.
Una copia de los temas de la agenda de la próxima Conferencia de Servicios Generales. (NOTA 2)

3. Siendo una reunión del Tercer Legado viviendo la Séptima Tradición, los gastos se cubrirán con las entradas de la inscripción.

4. FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN:

Producir y enviar formularios de inscripción por correo por lo menos dos veces, una vez con mucha anticipación y otra vez aproximadamente seis semanas antes de la fecha de la asamblea, utilizando listas de correo confidenciales provistas por el coordinador anterior.
Adicionalmente, a cada delegado de área actual de la región noreste se le dará un mínimo de 500 formularios para que se distribuyan.

5. AGENDA:

Un comité de planificación nombrado por el coordinador del NERAASA utilizando la descripción del “Propósito” como guía revisará los temas sometidos por las áreas a través de sus delegados actuales, y los asuntos de interés para A.A. en su totalidad, así como los temas específicos a tratar por la próxima Conferencia de Servicios Generales.
Una agenda tentativa que será preparada y enviada a las asambleas de área a través de sus delegados en noviembre.
Idealmente, la agenda (casi) final se fijará a mediados de enero dejando flexibilidad para cualquier circunstancia afuera de la norma que pudiera surgir a última hora.

6. PANELES:

Se leerá la Declaración del Anonimato antes de cada panel.
En general, cada panel consistirá en: un moderador, un “marcador de tiempo”, una lectura breve de un Concepto o una pieza de literatura de A.A.; de 4 a 6 temas pre-asignados para reflejar el propósito del NERAASA; y discusión abierta sobre estos temas.
Los presentadores serán seleccionados al azar entre los miembros pre-registrados de todas las 18 áreas.
El énfasis para la selección de los presentadores se debe poner primero en los RSG y MCD tanto como en la personas en los servicios que no hayan participado previamente en esta capacidad.
Un tiempo específico será dado para cada tema. Se sugiere a los presentadores que utilicen informes y notas escritas.
Todos los que compartan desde el pleno serán firmemente limitados a dos (2) minutos.

7. GRABACIÓN:

El NERAASA será grabado en su totalidad, excepto las mesas redondas.
Solamente las cintas del NERAASA pueden ser exhibidas y vendidas; ningún recuerdo o cinta de otras reuniones.

8. GASTOS: del orador principal serán pagados por el NERAASA.

9. A finales de la asamblea, después de que todos los gastos hayan sido cubiertos, una reserva prudente de no más de $4,500 será remitida al delegado de área (o a los coordinadores) de las próximas tres Asambleas, dentro de 90 días. Todo el dinero en exceso a los fondos de financiamiento deberá ser acumulado en una reserva prudente equivalente al valor total de los fondos de financiación ($4,500) y depositado en una cuenta que proporciona intereses en el nombre del NERAASA. Los firmantes de la cuenta deben ser el custodio regional del noreste y el coordinador actual del NERAASA. Cualquier ingreso excedente será retenido por el NERAASA hasta que se establezca completamente una reserva prudente. Cualquier interés acumulado permitirá que los fondos crezcan en anticipación de la subida de gastos futuros. Después de que se establezca una reserva prudente, todos los fondos excedentes serán donados a la Oficina de Servicio Generales. (NOTA 7)

10. Proveer fondos de inicio a los comités de planificación del NERAASA para los eventos fechados tres años después del NERAASA actual. Esto permitirá a los comités hacer un depósito con facilidad y cubrir los gastos anticipados donde se celebrará este evento en el futuro. La fórmula: el NERAASA actual + 1 AÑO recibe $2,500; el NERAASA actual + 2 AÑOS recibe $1,000; y el NERAASA actual + 3 AÑOS recibe $1,000. (NOTA 3 y NOTA 6)

11. Una vez que un área haya anfitrionado al NERAASA, un período de seis años pasará antes que el área pueda someter otra oferta: sin embargo, las áreas que todavía no han servido de anfitrión del NERAASA tendrán siempre precedencia. (NOTA 4)

COORDINADOR/A
El coordinador/a del NERAASA debe tener un conocimiento general de A.A. y el hecho de tener experiencia con conferencias, convenciones, o asambleas será de gran ayuda. Él o ella debe estar dispuesto/a a dedicar tiempo y esfuerzos considerables por un período de cerca 13 meses. Algunas de las responsabilidades del coordinador/a son las siguientes:

Hacer compromisos y acuerdos solamente para la asamblea específica que él o ella coordine.
Seleccionar un comité de planificación para el NERAASA que incluya a un secretario/a, un tesorero/a, un coordinador/a del programa, u otros según la necesidad.
Hacer acuerdos para el lugar de reunión.
Determinar cómo el alojamiento y el transporte serán manejados.
Informar al Box 459 y al Grapevine/La Viña de A.A. con aproximadamente 4 meses de anticipo (octubre).
Literatura: Utilizar buen juicio para que solamente la literatura aprobada por la Conferencia, los materiales del Grapevine/La Viña de A.A., las guías de la OSG; las piezas de servicio, material de servicio y boletines locales y regionales y los anuncios de servicio relacionados sean exhibidos y/o vendidos.
Someter un informe financiero a los delegados de área y al custodio regional dentro de aproximadamente 90 días de la clausura de la asamblea.
Entregar al delegado actual del área anfitrión siguiente una copia del informe financiero, los fondos según lo especificado arriba (General,párrafo 9), una lista de correo y una copia del acta de la reunión de negocios.
Mantener un archivo de toda la correspondencia, los informes, material impreso y cualquier otro material referente a la asamblea.
Dirigir al Tesorero a que envíe los fondos especificados arriba a la OSG como una donación de parte del NERAASA.
Actualizar el libro de historia de la asamblea del NERAASA de manera siguiente:
1. Compilar un informe histórico comprensivo desde la oferta hasta que los datos aplicables se pasen al área anfitrión siguiente.
2. Utilizar el mismo formato que la historia de la asamblea anterior.
3. Seguir con la enumeración de páginas a partir de la historia de la asamblea anterior.
4. Remitir una copia del informe histórico a los archivos de cada área en la región nordeste o al comité del área si no hay archivos del área. Este informe se debe agregar a su sección apropiada del libro mantenido por el área.
5. Agregar los artículos de recuerdo y las copias adicionales de las guías revisadas al libro de historia del área.
6. Transmitir a los archivos del área anfitrión todos los recuerdos que se queden para que se guarden y se mantegan por ésos archivos como parte de la historia del área.

NOTAS

NOTA 1- Enmienda del 2005

NOTA 2- Enmienda del 2003

NOTA 3- Enmienda del 2002

NOTA 4- Enmienda del 2002

NOTA 5- Enmienda del 2008--redacción anterior: “Ofertas de un área querendo anfitrionar el NERAASA se deben someter.” (La selección actual del lugar se hará por los delegados como haya sido designado arriba)

NOTA 6- Enmienda del 2008-- redacción anterior: ”Que se desarolle un proceso para proveer fondos de inicio al comité del NERAASA del evento fechado para dos años adelante del NERAASA corriente. Esto permitirá al dicho comité de dejar un depósito con el local donde el evento se hará en dos años.”

NOTA 7- Enmienda del 2008-- redacción anterior: “ Al terminar la asamblea y después que todo los gastos se hayan cubrido, una reserva de no más de $3500 será mandada al delegado de área o al cordinador/a de laaAsamblea próxima dentro de 90 días. Todos los fondos en exceso de $3500 serán ofertos en donación a la Oficina de Servicios Generales.”

NOTA 8- Añadido a las guías en 2009.